Порядок возможного обмена электронными документами с нами
На данный момент электронный документооборот с нами возможен в следующем формате (должен быть прописан в нашем договоре, текущий "бумажный" не годится):
- Мы высылаем по E-Mail подписанные "встроенной" * УКЭП "сертифицированные" * (защищенные от изменений) PDF документы - договор с измененным под УКЭП порядком обмена документами, и счет.
- Вы подписываете PDF-договор "открепленной" * УКЭП и направляете нам.
- Если средства проверки подписи каждой из сторон определяют подписи как действительные, а сам документ не измененный, договор считается подписанным.
- После оплаты в том же порядке обмениваемся актами.
В итоге мы должны иметь на руках читабельные штатными средствами (Acrobat Reader... Foxit Reader...) PDF файлы с нашими "встроенными" подписями и Вашей открепленной подписью. Подписи должны проходить проверку на действительность и неизмененность через соответствующие сервисы ФНС или локально на ПК при наличии соответствующего программного обеспечения и установленных в системе сертификатов.
Для нас недопустимы следующие параметры обмена:
- "Присоединенная"* подпись. Такая подпись делает документ нечитабельным штатными средствами.
- Привязка подписи к имени файла если оно отличается от нашего исходного. Такие файлы при переименовывании теряют связь друг с другом.
- Подписание документа третьими лицами, представляющими контрагента - подпись должна быть именно нашего контрагента.
С т.з. Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ это абсолютно легитимная форма прямого обмена.
Технические вопросы по подписанию документов при прямом обмене описаны ниже по тексту - см. пост от 01.08.2022 18:46:02.
Порядок установки сертификатов и проверки УКЭП описан ниже по тексту - см. пост от 27.02.2023 13:14:42.
Для тех кто работает через операторов ЭДО (по ФЗ требуется только для счетов - фактур)
С Вашей стороны возврат нам документов через операторов ЭДО возможен только в том случае, если Вас все перечисленное выше устраивает, и если операторы ЭДО будут в состоянии передать нам подписанные Вами документы с соблюдением вышеперечисленных условий.
При этом Вы должны иметь в виду, что при использовании ЭДО теряется возможность высылать "формальные" акты ДО оплаты, т.к. гарантировать заявленные в договоре исходные сроки активации без учета п.1.4 договора мы не можем, также как и подписывать реальной подписью акт, противоречащий договору. Акт с УКЭП может быть только по факту оплаты.
Усиленная квалифицированная подпись:
"Встроенная" - размещается внутри исходного документа его автором в виде метаданных и в виде видимого штампа с реквизитами подписи автора.
"Открепленная" (отсоединенная) - формируется в отдельном от подписываемого документа файле и имеет расширение .sig, или .sgn, или .p7s. Хранить и пересылать нужно оба этих файла - подписываемый документ и подпись.
"Присоединенная" - при ее создании создается новый файл, в который помещается подписываемый документ и подпись к нему. Содержимое такого подписанного файла невозможно прочитать стандартными программами без специального ПО."Сертифицированный" документ - закрытый для редактирования с помощью криптографических средств.
