1. Порядок возможного обмена электронными документами с нами
На данный момент электронный документооборот с нами возможен в следующем формате:
- Будет использоваться вариант договора под ЭДО т.к. текущий не годится - в нем прямо прописан "бумажный" вариант оформления и обмена.
- Мы инициативно высылаем по E-Mail подписанные встроенной* УКЭП "сертифицированные"* (защищенные от изменений) PDF документы - договор с измененным под УКЭП порядком обмена документами и счет.
- Вы подписываете PDF-договор "открепленной" * УКЭП (.sig) и направляете нам.
- Если средства проверки подписи каждой из сторон определяют подписи как действительные на дату договора или более позднее время, а сам документ не измененный, договор считается подписанным.
- После оплаты в том же порядке обмениваемся актами.
В итоге мы должны иметь на руках читабельные штатными средствами (Acrobat Reader... Foxit Reader...) PDF файлы с нашими и Вашими УКЭП. Подписи должны проходить проверку на действительность и неизмененность через соответствующие сервисы и локально на ПК при наличии соответствующего программного обеспечения и установленных в системе сертификатов.
С т.з. Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ это абсолютно легитимная форма прямого обмена.
Прямой обмен документами между юрлицами прямо предусмотрен в Методических рекомендации ФНС России от 17.06.2021:
"МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОРЯДКУ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ХОЗЯЙСТВУЮЩИМИ СУБЪЕКТАМИ ИЛИ ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ"
2. Для нас недопустимы следующие параметры обмена (читайте расшифровки в п.4, понятия постоянно менялись госструктурами и "операторами" на противоположные):
- "Присоединенная"* подпись. Такая подпись делает документ нечитабельным штатными средствами.
- Привязка подписи к имени файла, особенно если оно отличается от нашего исходного. Такие файлы при переименовывании теряют связь друг с другом.
- Подписание документа третьими лицами, представляющими контрагента - УКЭП должна быть именно нашего контрагента. Никаких "галочек"... УНЭП... рисованных штампиков... ссылок на третье лицо типа "документ подписан Петровым"...
Технические вопросы по подписанию документов при прямом обмене описаны ниже по тексту - см. пост от 01.08.2022 18:46:02.
Порядок установки сертификатов и проверки УКЭП описан ниже по тексту - см. пост от 27.02.2023 13:14:42.
3. Для тех кто работает через операторов ЭДО (по ФЗ требуется только для счетов - фактур)
С Вашей стороны возврат нам документов через операторов ЭДО возможен только в том случае, если Вас все перечисленное выше устраивает, и если операторы ЭДО будут в состоянии передать нам подписанные Вами документы с соблюдением вышеперечисленных условий и самостоятельно организуют возврат нам документов через АО "Калуга Астрал". Ни к каким другим операторам мы "присоединяться" не собираемся - у нас 40 регионов и сотни пользователей. Если нужен роуминг - это также забота Вас и Ваших операторов.
При этом Вы должны иметь в виду, что при использовании ЭДО теряется возможность высылать "формальные" акты ДО полной оплаты, т.к. гарантировать заявленные в договоре исходные сроки активации без учета п.1.4 договора мы не можем, также как и подписывать реальной подписью акт, противоречащий договору. Акт с УКЭП может быть только по факту оплаты.
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП):
"Встроенная" - размещается внутри исходного документа его автором в виде метаданных с видимым или невидимым штампом с реквизитами подписи автора. Сам документ (PDF, DOCX, XLSX....) при этом читается стандартными программами, в которых он создавался.
"Открепленная" (отсоединенная) - формируется в отдельном от подписываемого документа файле и имеет расширение .sig, или .sgn, или .p7s. Хранить и пересылать нужно оба этих файла - подписываемый документ и подпись.
"Присоединенная" - при ее создании создается новый файл, в который помещается подписываемый документ и подпись к нему. Содержимое такого подписанного файла невозможно прочитать стандартными программами без специального ПО."Сертифицированный" документ - закрытый для редактирования с помощью криптографических средств.
